در گذشته و پیش از روی کار آمدن انواع مختلف دستگاه‌ حضور و غیاب، از سیستم‌های قدیمی برای حضور و غیاب استفاده می‌شد و تقلب کردن در ثبت ساعت‌ها بسیار صورت می‌گرفت.
کارمندان زیادی به صورت نوبتی و مرامی (!) برای یکدیگر ساعت ورود و خروج ثبت می‌کردند و اضافه کار و حقوق‌های بی‌مورد دریافت می‌کردند.
این اتفاقات مدیران منابع انسانی را به ستوه آورده بود و دیگر نمی‌دانستند که چگونه جلوی این اتفاقات را بگیرند.
به تدریج و با گذشت زمان و روی کار آمدن دستگاه‌ حضور و غیاب اثرانگشتی و دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، حضور و غیاب در سازمان‌ها رنگ و بوی دیگری به خود گرفت و بساط تقلب‌ها کمرنگ و سپس ورچیده شد.
ما در این مقاله تصمیم داریم شما را با عنصر اصلی دستگاه‌های حضور و غیاب، یعنی نرم افزار حضور و غیاب آشنا کنیم و ویژگی‌های این نرم افزار را به شما معرفی کنیم.
در ادامه‌ی این مقاله‌ی جذاب و کاربردی با ما همراه باشید!

اکثر مدیران در خرید سیستم‌های حضور و غیاب دچار اشتباه بزرگی می‌شوند. اشتباه آنان هم این است که تصور می‌کنند کار با خرید دستگاه حضور و غیاب تکمیل می‌شود و اصل کار خرید دستگاه حضور و غیاب است (!) درحالی که این مدیران نمی‌دانند دستگاه‌های حضور و غیاب تنها عناصری فیزیکی برای ثبت وضعیت تردد کارکنان هستند و قسمت عمده و اصلی کار، در نرم افزار حضور و غیاب انجام می‌پذیرد.
حال منظورمان از این حرف چیست؟
بگذارید با مثالی ساده طرز کار و ارتباط بین دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب را برایتان تشریح کنم:
تصور کنید شما یه عنوان مدیر یک مجموعه، تصمیم به تهیه و نصب دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی در سازمان خود گرفته‌اید. عملیات نصب و ثبت اطلاعات بیولوژیک کارکنان (اثر انگشت) در دستگاه با موفقیت انجام می‌پذیرد و با هر بار ورود و خروج کارمند به سازمان، با ثبت اثر انگشت، وضعیت تردد او کنترل می‌شود.
حال به انتهای ماه نزدیک می‌شوید و می‌خواهید با بررسی وضعیت تردد کارمندان، حقوق آن‌ها را محاسبه کنید. در این جا دستگاه حضور و غیاب تنها اطلاعات و ساعت‌های ورود و خروج را در اختیار شما قرار می‌دهد. اما عملیات محاسبه‌ی حقوق و مرخصی کارکنان، فرآیندی است که از طریق نرم افزار حضور و غیابِ نصب شده بر روی سیستم شما انجام می‌پذیرد.

یعنی اطلاعات ورود و خروج کارمندان و وضعیت غیبت و تاخیر آن‌ها، از دستگاه حضور و غیاب به وسیله‌ی شبکه یا وای فای به نرم افزار حضور و غیاب منتقل می‌شود و عملیات محاسبه‌ی حقوق، برنامه‌ریزی برای اضافه‌کار، درخواست مرخصی و وضعیت ماموریت‌های فرد در نرم افزار حضور و غیاب انجام می‌پذیرد.

در حقیقت نرم افزار حضور و غیاب سامانه‌ای است که با استفاده از تکنولوژی‌های روز دنیا و فناوری‌های جدید، این امکان را برای مدیران فراهم می‌کند که برنامه‌ای بهینه برای سازمان خود تعریف کنند و از طریق این نرم افزار بر عملکرد کارکنان شرکت، نظارت کامل داشته باشند.
استفاده از این نرم افزار باعث می‌شود که مدیر بتواند بر اساس حداکثر ظرفیت‌ها و توانایی‌های سازمان برنامه‌ریزی کند.
از طرف دیگر در پرداخت حقوق کارمندان و کارکنان سازمان، عدالت رعایت می‌شود و تمام اضافه‌کاری‌ها و موارد تشویقی آن‌ها مدنظر گرفته می‌شود و موردی از قلم نمی‌افتد.
این موضوع باعث می‌شود که کارکنان تلاشگر و سخت‌کوش احساس رضایت بیشتری نسبت به شغل خود داشته باشند و با سازمان احساس نزدیکی بیشتری کنند. در نتیجه انگیزه‌ی آن‌ها برای کار کردن، افزایش می‌یابد.

تا پیش از این، کارمندان یک سازمان نسبت به نصب سیستم حضور و غیاب (شامل دستگاه و نرم‌افزار) در شرکت‌ها، نگرش خوبی نداشتند و حس می‌کردند که انجام این کار از جانب مدیر، به معنای آن است که مدیر، اعتمادی به زیر دستانش ندارد.
اما با گذشت زمان و دیدن کارکردهای این مجموعه برای خودشان، دانستند که این سیستم چندان هم بد نیست و نصب و به کار بردن آن، فواید بسیاری برای خودشان نیز داشته است. برخی از کارکردهای سیستم حضور و غیاب عبارت‌اند از: